KIRCHBERG & COLL. Rechtsanwälte, Fachanwälte und Notar in Bocholt
Informationen zum Datenschutz Anwaltsbereich
Datenschutzhinweise für Mandanten der Rechtsanwälte Kirchberg & Coll.
Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und unter www.kirchberg-bocholt.de veröffentlicht. Dort finden Sie auch unsere Datenschutzhinweise für Besucher unserer Webseite.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlicher
Rechtsanwalt Andreas Kirchberg, als Inhaber der Kanzlei Rechtsanwälte Kirchberg & Coll, Kurfürstenstr. 46A, 46399 Bocholt, Tel. 02871-24144-0, andreas.kirchberg@kirchberg-bocholt.de
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Anschrift wie oben: „z. H. der Datenschutzbeauftragten‘, info@kirchberg-bocholt.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten Daten, die wir aus der Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen, z. B. im Rahmen eines Vertragsschlusses oder Auftragserteilung. Konkret verarbeiten wir folgende Daten: – Stammdaten aus den Vertragsunterlagen (z. B. Name, Anschrift und Kontaktdaten, Bankverbindung) – Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Vertrags (z. B. Vertragsgegenstand, Lieferadresse, Zahlungsart und – weise) Korrespondenz (z. B. Schriftverkehr mit Ihnen).
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.
3.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO)
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, d. h. insbesondere zur Ausführung Ihrer Aufträge. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach dem konkreten Produkt und den Vertragsunterlagen.
Bei der anwaltlichen Tätigkeit sind dies folgende Verarbeitungsvorgänge:
- Eingabe der Daten in Kanzlei-EDV
- Herstellen und Abspeichern von elektronischen Dokumenten in Kanzlei-EDV
- Herstellen und Abheften der Papierdokumente in einer Handakte
- Versenden und Empfangen von Dokumenten per Post oder elektronisch
- Herstellen und Versenden von Abrechnungen
3.2. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO)
Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten
Interessen von uns oder von Dritten verwenden.
3.3. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung.
Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen.
Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge:
- Senden und Empfangen von unverschlüsselten eMails
3.4. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO)
Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen.
Bei der anwaltlichen Tätigkeit ist dies etwa folgender Verarbeitungsvorgang:
- Übermitteln des „Fragebogens zum Versorgungsausgleich“ im Scheidungsverfahren an das Familiengericht
- Übermitteln der „Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse“ zur Bewilligung von Prozesskosten- bzw. Verfahrenskostenhilfe
4. Wer bekommt meine Daten?
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Mitarbeiter Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:
- von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT- Dienstleistungen und Logistik, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten
- öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sowie
- sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben (insbesondere mit uns verbundene Unternehmen).
5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags umfasst. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) oder etwa der Geldwäschegesetz (GWG) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
Im Anwaltsnotarbereich sind die gesetzlichen Vorgaben nach § 3 Abs.1 Nr.7 BeurkG und § 45 Abs.1 Nrn. 1 und 2 BRAO zur Prüfung der Vorbefassung zu beachten. Hierzu ist nach § 5 DONot eine Dokumentation vorgeschrieben, die nach Empfehlung der Bundesnotarkammer per EDV zu führen ist. Da eine gesetzliche Löschungsfrist fehlt, die Mitwirkungsverbote aber die gesamte Amtstätigkeit des Notars, müssen die Dokumentationen zumindest bis zum Ausscheiden des Notars aus dem Amt, also für ihn persönlich „dauernd“ aufbewahrt werden.
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums — EWR (Drittländer) nur, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
7. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner ab dem 25. Mai 2018 gültigen Fassung). Auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).
8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung ist bei uns ausgeschlossen.
10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Überhaupt nicht. Eine Datenverarbeitung mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“), ist bei uns ausgeschlossen.
11. Welche Widerspruchsrechte habe ich? (Art. 21 DS-GVO)
11. a) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
11 b) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Eine Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung wird von uns aber ohnehin nicht praktiziert, da es den Grundsätzen der anwaltlichen und notariellen Tätigkeit widerspricht.
Bocholt, den
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Ich, …………………………………………………….., bestätige hiermit die erfolgte Belehrung, bevor meine Daten entgegen genommen wurden.
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(Unterschrift)